Fiche métier

Agent administratif

Secteurs d'activité : Éducation populaire et animation - Habitat et logement accompagné - Sport - Tourisme social
Domaines d'activité : Administration - Coordination


Un agent administratif, c’est quoi ?

L’agent administratif est responsable de la coordination et de la gestion des tâches administratives au sein d’une entreprise, d’une association, d’un organisme social ou d’un service étatique. Ses missions peuvent inclure la gestion de documents, la communication avec les clients et les partenaires sociaux ou économiques, la gestion des calendriers et des rendez-vous, ou encore la saisie de données.

C’est un professionnel qui se doit d’être organisé, attentif aux détails et capable de travailler en parfaite autonomie. Il est régulièrement amené à accueillir, accompagner et orienter du public et devra donc disposer de bonnes capacités de communication. Enfin, il doit avoir une connaissance approfondie des logiciels de traitement de texte, des tableurs, des logiciels de messagerie et de calendrier.


Ses missions

  • Assurer une permanence téléphonique.
  • Assurer l’accueil physique du public ou des clients.
  • Gérer les emails entrants et sortants.
  • Mettre à jour les bases de données et les fichiers clients.
  • Mettre à jour des agendas et des calendriers.
  • Enregistrer, affranchir, trier et distribuer le courrier.
  • Préparer et traiter les factures et les paiements.
  • Gérer les stocks des fournitures de bureau.
  • Effectuer les commandes de consommables.
  • Organiser et préparer des réunions, des conférences et certains événements.
  • Traiter les demandes de renseignements, d’informations du public, des clients ou des partenaires sociaux et économiques.

Les qualités et compétences de l’agent administratif

Fonctionnelles

L’esprit d’équipe : C’est une qualité très importante pour un agent administratif puisqu’elle lui permet de communiquer efficacement avec les autres membres de l’équipe pour partager des informations et travailler à la résolution de problèmes et à la réalisation de projets communs.

L’autonomie : L’agent administratif est souvent responsable de la gestion de tâches multiples et variées, avec peu ou pas de supervision directe. Il doit ainsi être capable de travailler en autonomie, de prendre des décisions éclairées et de résoudre les problèmes de manière indépendante.

L’organisation : L’agent administratif doit être capable de planifier et de structurer son travail de manière à maximiser son efficacité et sa productivité. Cela comprend la gestion de son temps, la priorisation des tâches, la tenue de dossiers et de documents à jour, ainsi que la mise en place de systèmes logiques pour assurer le suivi de ses activités.

L’écoresponsabilité : L’agent administratif doit être conscient des enjeux environnementaux actuels pour appliquer au plus vite les gestes écoresponsables tant dans sa pratique quotidienne que dans son rôle de gestion et de commande des fournitures et des consommables.

Relationnelles

La communication : Professionnel de premier plan dans l’accueil et l’orientation des publics, clients ou partenaires sociaux et économiques, l’agent administratif doit être capable de communiquer clairement et efficacement aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.

La maitrise de soi : L’agent administratif doit être capable de contrôler ses émotions, de rester calme et objectif, afin de ne pas réagir de manière impulsive ou inappropriée face à des situations de conflit notamment lorsqu’il est confronté à une personne mécontente ou agressive.

Numériques

La gestion des outils de communication : Les structures susceptibles d’employer un agent administratif utilisent des outils de communication tels que les emails, les logiciels de visioconférence, les messageries instantanées, les réseaux sociaux ou certaines plateformes dédiées pour communiquer rapidement et efficacement avec le public, les clients, les partenaires et les membres de l’équipe.


Environnement de travail

Secteurs d’emplois

Etablissements employeurs

  • Les administrations, collectivités territoriales, établissements scolaires, hôpitaux, etc.
  • Les entreprises de toutes tailles dans différents secteurs tels que l’industrie, le commerce, la finance, les services, etc.
  • Les associations, ONG, fondations, etc.
  • Les structures sportives d’accueil et d’enseignement.
  • Les structures de loisirs, d’accueil collectif de mineurs.
  • Les centres d’hébergement, les résidences sociales, les foyers de jeunes travailleurs etc.
  • Les hôtels, les agences de voyages, les offices de tourisme, compagnies aériennes, etc.

Types de contrats

  • Le contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein ou à temps partiel qui offre une bonne stabilité et la sécurité de l’emploi.
  • Le contrat à durée déterminée (CDD) dont la fin est déterminée à l’avance.
  • Les contrats d’apprentissage et de professionnalisation qui permettent d’effectuer une formation directement en cours d’emploi.

Formations et diplômes

Formations

Le certificat de qualification professionnelle (CQP) Agent administratif.

Le titre professionnel Assistant de direction.

Niveau BAC

Le BAC pro Gestion-Administration.

Le BAC pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités.

Niveau BAC +2

Le BTS Assistant de Gestion PME-PMI.

Le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA).

Niveau BAC +3

La licence professionnelle Métiers de la gestion et de la comptabilité.

La licence professionnelle Métiers de l’administration territoriale.


Autres appellations

  • Employé(e) administratif(ve)
  • Secrétaire technique
  • Assistant(e) administratif(ve)
  • Technicien(ne) de gestion administrative

Offre d'emploi : Agent administratif

Offre d'emploi

Réf.9137

Association des compagnons duzeu

Employeur : Association des compagnons duzeu


Lieu d'excécution du contrat : Marseille - 13 - Provence-Alpes-Côte d'Azur

Date de début du contrat : 17/04/2024

Type de contrat : CDI

Offre d'emploi

Réf.8620

Responsable Enfance – Jeunesse H/F

Employeur : Mairie de Sucé-sur-Erdre


Lieu d'excécution du contrat : 44240 Sucé-sur-Erdre

Date de début du contrat : 03/06/2024

Date de fin du contrat : 31/12/2024

Type de contrat : CDD

Offre d'emploi

Réf.6996

Responsable administratif et financier H/F

Employeur : Wakanga


Lieu d'excécution du contrat : 35750 Iffendic

Date de début du contrat : 15/04/2024

Type de contrat : CDI

Offre d'emploi

Réf.6052

Assistant(e) chargée de mission théâtre

Employeur : CONSEIL DEPARTEMENTAL POUR LA MUSIQUE ET LA CULTURE DE HTE ALSACE


Lieu d'excécution du contrat : 68500 GUEBWILLER

Date de début du contrat : 01/04/2024

Date de fin du contrat : 30/09/2024

Type de contrat : CDD